必見!生産性の高い先生が行う11の行動 | ミッシェル・グリーン

必見!生産性の高い先生が行う11の行動

カテゴリー:日記
2015年8月19日

短い時間で最大の効率を。仕事していると誰だってそうした効率のよい仕事ができればと考えているはずです。

・治療院での施術を終え日報を作成していたらもう夜更けだった
・面談を行っていたら予定の時間をとっくに過ぎていた
・スタッフからの報告とそれに対する指示を行うといつのまにか長くなってしまう…

その時間で別の仕事やプライベートの用事を済ますことができたのに、そう思われた経験は無いでしょうか?治療院といえども、施術以外の仕事や雑務も多くあります。そうした仕事を効率よく進めるにはどうすればいいのでしょうか?

 

一日は24時間。だれだって平等

「時間とは、人類すべてが平等に持ち、失うことのできない唯一の資本だ」

トーマス・エジソンの言葉です。どんな天才も、普通のサラリーマンも、そして私たちも、生産性について考える時、24時間という覆すことのできない時間の制限に悩まされます。ですが、そんな平等な時間でも、まるで一日が48時間あるかのようなスピードで仕事をされている方もいらっしゃいます。

だらだらとした時間ではなく、決められた時間内に目標としていた仕事を終えるような充実した時間を終えた後で、仕事から離れる時にはとてもいい気分になります。まるでスポーツの試合を勝利で終えた時のような充実感です。生産性の高い先生は、毎日この充実感を味わうような密度の高い仕事をされています。無理をする必要はありません、このような時間の使い方には11のコツのような行動があるのです。

 

1 後回しは時間ロス!すぐに対処する

生産性の高い方は1つの仕事に集中し、中断することがありません。タスクを2度に分けて行うことは、時間ロスの元です。メールや電話があったらそれも後回しにするべきではありません、自分で対処するか、誰かに任せるかして処理していきましょう。

 

2 最後の仕事は「明日の準備」

一日の仕事の最後に、明日の準備をしてから帰りましょう。明日の予約を確認し、患者さまの情報を確認したり準備をしましょう、また書類などの雑務でもどこまで終わり明日はどこから進めるのかを確認しましょう。今日達成したことも明確になりますので、次の日の生産性も保つことができます。習慣付けることで、メリハリもつき一日のオンとオフに区切りができます。

 

3 困難な仕事こそ先に完了させる

「カエルを食べてしまえ!」、これはブライアン・トレーシー氏が執筆した仕事を先延ばしにしない方法について書かれた本のタイトルです。このカエルとは一番辛い仕事のことで、ついつい仕事を中断して先延ばしにしてしまうことへと最高の薬は、一番最初に最も困難な仕事を終わらせてしまうことだと、トレーシー氏は説明しています。

一番気力が充実している時に、一番困難な仕事を済ませる。それさえ終わらせてしまえば、後は自由にそれより楽な仕事を楽しむことができます。

 

4 仕事の重要度にこそ従う

仕事は一人でできるものだけではありません、他の方と協力して行うことが必要なことも少なくないでしょう。そうした仕事をしていると、他の方から先にこの仕事を終わらせて欲しいと依頼されることもあると思います。そうした場合、他人から依頼されたから先にするではなく、その仕事がどれくらい重要なのかを判断して、処理をしていかなくてはいけません。重要であるかないかによって優先度を判断することが、時間効率を向上させます。

「時間は私たちがもっとも欲しがるものだ、しかし、もっとも無駄に使うものでもある…ウィリアム・ペン」

 

5 何に対しても期限を決めて、面談時間も最初に何時に終えるか伝える

面談は時間は前もってどのくらの時間で終了するか伝えておきましょう。他のことでも、終了予定時間を決めることで、その時間に終わらせるために集中して進めることができます。時間が進むことは誰にも止められませんが、時間の使い方をコントロールすることは誰にでもできます。いつまでに終わらせるか決めて、時間を有意義に使いましょう。

 

6 必要ならはっきりとノー!と言える人間になる

ノー、つまり「いいえ」という拒否の言葉を、生産性の高い先生は良く使います。曖昧な表現を避け、拒否する場合は、はっきりと断りましょう。「いいえ」という言葉は、たとえ相手に嫌われたとしても正しい情報を伝えたいという敬意を払った言葉です。誠実な対応は、例え拒否の言葉でも相手の心を満たすものだと、生産性の高い人は知っているのです。

またノーと言えない人は自分が対応できる以上のことを抱えてしまいがちです。アメリカのカリフォルニア大学によると「いいえ」と言えない人はストレスを抱えやすく、うつ病になる可能性が高いそうです。必要ならはっきりとできないことを伝えましょう。

 

7 電話で早く対応するのではなく、メールで完結させ両者の時間を作ろう

電話はお互いの仕事を中断させてしまいます。確かに電話だと直接相手と話すことができるので、要件を伝えればその場で回答と打ち合わせがもらえます。電話をかければ用事は一発で解決するように見えます。ですが、電話というものは用事があるほうのタイミングでかけるので、相手の貴重な時間を奪ってしまう可能性があります。先生が電話での連絡を重視すると、相手も電話での連絡で対応しようとします。そうなるとお互いに相手の仕事を中断させてしまうことが増え、生産性が下がってしまいます。

メールであれば、相手の仕事の時間を突然奪うことはありません。こちらの要件を伝え、相手の都合の良い時間に対応してもらうことができます。メールを上手く使うことが生産性を上げるコツです。メールソフトにはさまざまな機能がありますので、送信者によって優先度を振り分ける機能や、特別な相手のメールはアラートを設定するなど効率よくメールを確認しましょう。

生産性の高い方はメールと電話を上手に使い分けています。

 

8 1つの仕事に集中する

人間の脳は基本的に、一度に1つのことにしか集中することができないものです。1の力を2つにわけると、0.5と0.5ではなく0.3と0.3にに下がってしまいます。複数の仕事を並行して行うことは効率と生産性を大きく低下させてしまいます。

 

9 ネットから離れる

もし重要な一つの仕事に集中する必要があるならば、ネットや電話から離れることが必要です。その場合は先生の信頼しているスタッフやパートナーにメールや電話を代わりに対応してもらいます。スタッフやパートナーを通して、内容を読んでもらってから重要な情報だけを伝えてもらうようにしましょう。重要な施術をしているときに、電話は後にしてくれというようなものです。これを施術以外の仕事にも適応しましょう。これは優先度の高い仕事を片付けるのに役立つ手法です。

 

10 人に任せられる仕事を増やす

生産性の高い治療院の先生が行っていることの一つに、スタッフを上手く使うというものがあります。仲間を信頼して、自分しかできない本当に重要なことを正確に見極め、それ以外の仕事はどんどんスタッフなど人に任せて自分の時間を増やします。生産性の高い先生は自分がもっとも重要な仕事に集中することが、治療院全体の生産性を上げることができると知っているのです。

 

11 業務でパソコンとスマホを使い分け、パソコンより早く終えるときにのみスマホを活用する

スマートホンは便利なツールです。ですが、気晴らしにも使うことができ、気が付くと時間を浪費しているという先生が結構いらっしゃいます。パソコンとスマホはしっかりと使い分けましょう。パソコンでできないこと、パソコンより早く終わらせることができる場合のみスマホを活用し、それ以外はパソコンでの作業に集中しましょう。ついついツイッターやLINEを見て更新してしまうのは、少なくない時間を消費し、仕事を中断させてしまいます。

 

治療院の先生はとても多忙な職業です。治療院の経営で失敗するパターンとして、先生の仕事量がパンクしていつも長時間労働しているか、あるいは生産性の高い時間の使い方ができず施術、経営・マーケティングなどやるべきことが疎かになってしまったケースなどがあります。同じ時間で、人より多くの仕事をこなせるようになることで、先生の治療院はもっと大きな事を成せるようになります。


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