2017/05/31 (更新日:2017/05/31)
患者「お問い合わせの返信が届かない。」未然に防ぐお問い合わせ文言
お問い合わせメールが迷惑メールに入っていて、受け取ることができなかった。
返信メールを患者さんに送ったのに患者さんから返ってこない。
患者さんは、お問い合わせをしてメールが返信されないと思ってしまいます。
そのようなことを防ぐために患者さんに選択肢を提供してあげましょう。
伝える重要事項
以下、6つを伝えます。
・必ずメールを返信していること。
・携帯メール設定はPCからのメールをすべて受信不可になっている。
・ゴミ箱や迷惑メールに振り分けられていること。
・メールボックス容量がいっぱいになって受け取れない。
・入力に誤りがある。
・直接、お問い合わせください。
例文で解説致します。
例文
お問い合わせ返信メールが届かないトラブルに関して。
当院では、患者様からいただいたお問い合わせいはすべて■◯営業日■以内に返信しています。
もし返信がない場合、いずれかの原因で連絡が途絶えてしまっている可能性があります。
そのときは、お気軽に当院へお電話ください。
■電話番号■
携帯メール設定はPCからのメールをすべて受信不可になっています。
■当院のメールアドレス■は、PCメールアドレスを利用しています。
携帯メールでお問い合わせいただいた際は、各種PCメールを受け取れるよう設定をお願い致します。
NTTdocomo
https://www.nttdocomo.co.jp/info/spam_mail/domain/index.html
au
https://www.au.com/support/service/mobile/trouble/forestalling/mail/anti-spam/fillter/function-02/
SoftBank
https://www.softbank.jp/mobile/support/antispam/settings/indivisual/whiteblack/#sb-smartphone_iphone
WILLCOM
http://www.ymobile.jp/service/
ゴミ箱や迷惑メールに振り分けられていること。
たまにメールが受信ボックスではなく、迷惑メールやゴミ箱に入ることがあります。
返信がされないときは、ゴミ箱と迷惑メールのご確認をお願い致します。
メールボックス容量がいっぱいになって受け取れない。
メールボックスのデータ容量がいっぱいになるとメールが受け取れなくなります。その際は、メールをいくつか削除いただければ受信できるようになります。
入力に誤りがある。
メールアドレスに誤りがあり、当院から返信できない場合があります。
返信がない場合は、■当院のメールアドレス■に直接、ご連絡ください。
お電話でもご対応しています。
■電話番号■
お問い合わせ
メッセージ間のやり取りは便利になりましたが、せっかく患者様が勇気を出してお問い合わせくださっても、メッセージが届かなくては私達もとても残念です。
メールのやり取りができない場合のために、ご質問でもお気軽にお電話ください。
